Digitales Krisenmanagement in der Kommunalverwaltung

Unterwegs im digitalen Neuland

Noch nie zuvor hat unsere Welt einen so schnellen Wandel erlebt wie in den letzten Jahren. Immer mehr Lebensbereiche werden von der Digitalisierung erfasst: der Handel findet größtenteils online statt, die Kommunikation verlagert sich ins Internet und die kommunale Verwaltung muss sich zunehmend mit Themen wie E-Government auseinandersetzen. Zudem verschärfen neue digitale Gefahren die Risikolandschaft für Politik und Verwaltung: Cyberangriffe, großangelegte Desinformationskampagnen oder Datenschutzmängel sind längst keine Ausnahmen mehr und kritische Themen üben durch die erhöhte Aufmerksamkeit der Online-Öffentlichkeit oft einen massiven Druck auf die Verwaltung aus.

Dass sich Kommunen digitalen Risiken wie Fake News annehmen sollten, wird anhand der Corona-Krise sehr deutlich: Verbreiten sich Falschinformationen zur aktuellen Lage, kann das gravierende Folgen z.B. für die Gesundheit der Bürger oder das Vertrauen in die Verwaltung haben. Eine Möglichkeit dieser Herausforderung effektiv zu begegnen, ist das digitale Krisenmanagement.

Krisenmanagement digitalisieren und Handlungsfähigkeit garantieren

Mit einer Risikoanalyse lässt sich zunächst das digitale Gefahrenfeld einer Kommune abstecken. Sind die Risiken identifiziert, können potentielle Krisenszenarien entwickelt und zugehörige Maßnahmen antizipiert werden. Dabei können sich Kommunen die Digitalisierung zu Nutze machen: In einem digitalen Krisenhandbuch können die Krisenszenarien und Maßnahmen festgehalten werden. Der Vorteil dabei ist, dass alle zuständigen Mitarbeiter im Krisenfall zeit- und ortsunabhängig auf das Handbuch zugreifen können. Das beschleunigt Prozesse. Werden die Daten zusätzlich auf ausgelagerten Servern gespeichert, wird die Handlungsfähigkeit auch bei Systemausfällen gewährleistet.

Web-Monitoring als Frühwarnsystem

Digitale Tools helfen weiterhin dabei, die Risikofaktoren dauerhaft im Blick zu behalten und eine Eskalation zu verhindern. Mit einem Online-Monitoring lassen sich z.B. Diskussionen von Bürgern im Internet beobachten, wobei auch die Verbreitung von Desinformationen erkannt werden kann und dadurch eine schnelle Reaktion ermöglicht wird. Das Monitoring kann zudem Aufschluss darüber geben, welche Informationen von Bürgern in einer Krisensituation nachgefragt werden und wie die Öffentlichkeit auf das kommunale Krisenmanagement und seine Maßnahmen reagiert.

Digitale Krisenkommunikation sinnvoll einsetzen

Zur lageaktuellen Information einer breiten Öffentlichkeit dient die digitale Krisenkommunikation. So können Kommunen über ihre digitalen Kanäle mit ihren Anspruchsgruppen schnell und unmittelbar in Kontakt treten. Das ist insbesondere im Zusammenhang mit Inhalten in den sozialen Netzwerken wichtig, denn hier können Empörung, Diskussionen und Gerüchte innerhalb kürzester Zeit eine enorme Reichweite erlangen. Um im Ernstfall keine Zeit zu verlieren, sollte die Kommunikation in akuten Lagen ebenfalls vorbereitet werden: Elemente wie Kernbotschaften, Social Media-Posts oder sog. Dark Sites können vorformuliert, im digitalen Krisenhandbuch festgehalten und im Krisenfall so schnell veröffentlich werden.

Tritt der Ernstfall ein, können Anfragen ebenfalls durch einen digitalen Helfer abgefangen und beantwortet werden: Chatbots wie CRICOBO von PREVENCY® unterstützen Verwaltungsmitarbeiter und gewährleisten eine schnelle und zuverlässige Bürgerinformation. Mehr zum Einsatz von Chatbots im kommunalen Krisenmanagement finden Sie hier.

Erfolgsfaktor Mitarbeiter

Wie früh potentielle Krisen erkannt und wie erfolgreich sie gemeistert werden, hängt maßgeblich von den Mitarbeitern einer Behörde ab. Daher sollte die Belegschaft für Krisensituationen sowie digitale Risiken sensibilisiert und im Umgang mit ihnen geschult werden. Dazu bieten sich Krisentrainings und Social Media-Simulationen an, bei denen die Mitarbeiter den Ernstfall in einem sicheren Umfeld üben können. Mithilfe eines Simulationstools wie dem SOCIAL MEDIA SIMULATOR von PREVENCY® werden dazu realistische Krisenszenarios in Echtzeit abgebildet. Diese werden vom Krisenteam dann in der gesicherten Umgebung durchgespielt. Dabei erkennen Sie schnell, was funktioniert und wo nach nachjustiert werden sollte.

Digitales Krisenmanagement als Investition für eine sichere Zukunft

Krisen haben heutzutage immer auch eine digitale Dimension. Damit auch Städte und Kommunen dieser Herausforderung erfolgreich begegnen können, ist eine Digitalisierung des Krisenmanagements essentiell. Denn: Wer sein Krisenmanagement bereits für die Anforderungen der digitalen Welt fit macht, spart im Ernstfall viel Geld und Nerven. Die Anwendung digitaler Tools sowie die Digitalisierung der Bestandteile und Prozesse des Krisenmanagements sind dabei die Basis für einen umfassenden und zeitgemäßen Umgang mit Risiken und Krisen.

Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Krisenmanagement? Wir helfen Ihnen gerne!

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