Krisenübung: Sind Sie bereit für den Ernstfall?

Mit einer Krisenübung für Ernstfall trainieren

Um auch in Ausnahmesituationen wie Krisen das Steuer fest in der Hand zu behalten, braucht das Krisenteam mehr als nur ein Krisenhandbuch. Spezifisches Know-How, handfeste Skills sowie eine gute Portion Erfahrung und Routine sind essentiell, um Krisensituationen auch unter Druck erfolgreich zu managen. Krisenübungen helfen dabei, in Ihrem Unternehmen eben diese wertvollen Aspekte zu schaffen. So bereiten Krisenübungen Ihr Team auf den Ernstfall vor und decken Schwachstellen auf, die in einer echten Krise schnell zur Gefahr werden können. Hier erfahren Sie, was eine Krisenstabsübung ist, worauf es dabei ankommt und warum Sie auch in Ihrem Unternehmen ein solches Training durchführen sollten.

Was ist eine Krisenübung?

Mit einer Krisenübung oder Krisenstabsübung werden Unternehmen oder Institutionen auf potentielle Krisenfälle vorbereitet. Dabei wird das Team in die Situation eines realistischen Krisenszenarios versetzt. Das Szenario wird dann im Team durchgespielt als würde es sich tatsächlich ereignen. Dabei Krisenübungen können entweder großangelegt sein und das ganze Unternehmen mit einbeziehen oder nur in einzelnen Abteilungen stattfinden. So kann z.B. in der Kommunikationsabteilung auch eine reine Krisenkommunikationsübung durchgeführt werden. Handelt es sich um eine ausgewiesene Krisenstabsübungen, so soll vor allem die Zusammenarbeit im Krisenstab mit all seinen Mitgliedern erprobt werden.

Was bringt eine Krisenübung?

Eine Krisenübungen eröffnet vor allem zwei große Chancen: Zum einen können durch das Training Erfahrungswerte und Routine geschaffen werden. Diese helfen Ihrem Krisenstab im Ernstfall einen kühlen Kopf zu behalten und auch unter enormen Druck souverän und adäquat zu agieren. Dabei werden nicht nur allgemeine Erfahrungswerte im Umgang mit Krise generiert. Auch die Zusammenarbeit im Krisenteam wird besser aufeinander abgestimmt und die Arbeit mit bestehenden Krisenmanuals geübt. So können reibungslose Abläufe und eine enge Teamarbeit sichergestellt werden. Das ist insbesondere wichtig, weil Krisenstabsmitglieder in der Regel aus unterschiedlichen Abteilungen kommen, verschiedenen Prioritäten setzen und Akutsituationen auf ihre Weise angehen.

Zum anderen kann eine Krisenübung Lücken in Ihrem Krisenmanagement offenlegen. Diese können im Nachgang genauer betrachtet und für die Zukunft geschlossen werden. So eröffnet eine Krisenstabsübung auch Optimierungsmöglichkeiten für Ihr Krisenmanagement, indem nicht nur Teammitglieder, sondern auch Prozesse, Strukturen und vorbereitete Maßnahmen einem Stresstest unterzogen werden.

Was sind die Ziele einer solchen Übung?

Die Ziele einer Krisenübungen können generell oder individuell gehalten werden. Allgemein stellt der oben ausgeführte Zweck eines Krisentrainings bereits zwei Zielsetzungen dar. Weiterhin können Sie jedoch unternehmensspezifische Ziele für die Krisenstabübung festlegen. Wissen Sie zum Beispiel, dass Meldeketten bei Ihnen oft nicht funktionieren, kann die Übungen einen speziellen Fokus darauflegen. Möchten Sie insbesondere Ihre Social Media-Krisenkommunikation erproben, dann kann auch hier ein Schwerpunkt in der Übung gesetzt werden. Ihre individuellen Zielsetzungen können daher so unterschiedlich sein wie Krisen selbst. Wichtig ist es allerdings, im Vorhinein zu ermitteln, was Sie mit einer geplanten Krisenübung erreichen möchten und wo ein Fokus liegen soll, damit Sie den größtmöglichen Lerneffekt erzielen können.

Wie läuft eine Krisenübung ab?

Eine Krisenübungen wird in der Regel in Kooperation mit einem externen Partner wie PREVENCY® durchgeführt. In gemeinsamer Absprache wird ein Krisenszenario definiert, dass in der Übung durchgespielt werden soll. Das Szenario sollte dabei unternehmensspezifisch ausgewählt werden und kann vom Produktrückruf über einen Datenskandal bis hin zum Reputationsangriff reichen. Im nächsten Schritt wird mit Blick auf die festgelegten Ziele der Krisenübung ein Drehbuch für das Training erstellt. Dieses enthält genaue Anweisungen für den Ablauf der Übung. Sollen während der Übung beispielsweise Anrufe von Journalisten, Anfragen im Kundenservice oder ein Shitstorm in Social Media simuliert werden, wird das genaue Vorgehen im Drehbuch verzeichnet. Am Übungstag selbst wird das Szenario dann vom Krisenteam durchgespielt. Dabei kennt der Krisenstab das Szenario in der Regel nicht vorher – denn auch echte Krisen kommen meist überraschend.

Bei einer professionellen Krisenübung kommen außerdem oft digitale Hilfsmittel zum Einsatz. Der SOCIAL MEDIA SIMULATOR von PREVENCY® simuliert beispielsweise gängige Social Media-Plattformen. Das ermöglicht es dem Social Media-Team, die Krisenkommunikation in einer geschützten Umgebung praktisch zu trainieren. So muss das Krisenteam nicht nur Strategien und Maßnahmen konzipieren, sondern diese auch direkt umsetzen und mit angemessen mit der unmittelbaren Reaktion – z.B. der simulierten Online-Community – umgehen. Während der Krisenstab unter Realbedingungen versucht, die Krise zu meistern, wird er von einem externen Mitarbeiter beobachtet. Dieser dokumentiert die Arbeit des Stabs, notiert Stärken und Schwachstellen. Die Dokumentation bildet die Grundlage für eine eingängige Evaluation nach Abschluss der Krisenstabsübung.

Was passiert nach der Übung?

Damit Sie das meiste aus einer Krisenübung lernen, sollten Sie die Übung im Nachgang umfassend analysieren. Dabei sollten Sie sich vor allem Fragen stellen wie…

  • „Was lief gut?“
  • „Wo besteht Optimierungsbedarf?“
  • „Was hat überhaupt nicht funktioniert?“

Stellen Sie diese Fragen auch allen Teilnehmenden der Krisenstabsübung und diskutieren Sie die Antworten bei Bedarf im Team. Lassen Sie sich außerdem von Ihrem externen Partner bewerten und beraten. Halten Sie Ihre Ergebnisse im Krisenhandbuch fest. Nach der Evaluation sollten – soweit Bedarf besteht – Schwächen ausgebessert werden – z.B. durch das Anpassen von Strukturen, Prozessen oder Zuständigkeiten.

Letztlich ist es mit einer Krisenübung im Unternehmen nicht getan. Strukturen, Haltungen und Zuständigkeiten können sich in Unternehmen schnell verändern. Daher empfehlen wir, Krisenübungen in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Ähnlich zum Krisenhandbuch, sollte auch Ihr Krisenstab jedes Jahr einmal auf den neusten Stand gebracht werden – und das funktioniert nun mal am besten mit einer zielgerichteten Krisenübung.  

Sie möchten Ihr Krisenmanagement einem Stresstest unterziehen? Wir helfen Ihnen gerne!

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